System rezerwacji online dla psychologa i psychoterapeuty
smart kalendarz to system rezerwacji online dla psychologów i psychoterapeutów: pacjent umawia sesję dyskretnie, bez telefonu, a treść przypomnień SMS ustawiasz sam, więc może być neutralna i nie zdradzać charakteru wizyty. Dane pacjentów trzymamy w osobnej bazie na serwerach w Europie, zgodnie z RODO. Konto konfigurujesz w rozmowie z Asystentem AI, a termin potwierdza dyskretny SMS albo telefon od AI.
Bez karty. Konto gotowe w ok. 5 minut. Rezygnujesz kiedy chcesz.
Z czym się mierzysz
-
Pacjent prosi o stały slot: środa 17:00, co tydzień, do odwołania. Przy ręcznym grafiku każdy urlop i każde przesunięcie musisz pamiętać samodzielnie, a pomyłka w stałym terminie podważa zaufanie budowane miesiącami.
-
Odwołanie godzinę przed sesją zostawia 50 minut, których nie wypełni nikt. Polityka odwołań 24 lub 48 godzin istnieje tylko na słowo, bo egzekwowanie jej wymaga niezręcznej rozmowy o pieniądzach.
-
Pacjent nie mówi bliskim o terapii, a przypomnienie z nazwą gabinetu psychoterapii wyświetla się na zablokowanym ekranie jego telefonu. Większość systemów nie daje kontroli nad treścią takiej wiadomości.
-
Wynajmujesz gabinet na godziny razem z innymi specjalistami. Bez wspólnego kalendarza sali zdarza się, że dwie osoby planują sesje w tym samym pokoju o tej samej porze.
Jak pomaga smart kalendarz
- Stały, cotygodniowy termin dla pacjentów w procesie, pilnowany automatycznie, z przypomnieniem przed każdą sesją.
- Polityka odwołań poparta zadatkiem online: pacjent potwierdza zaangażowanie już przy rezerwacji, a odwołania na ostatnią chwilę przestają być darmowe.
- Dyskrecja w komunikacji: treść SMS-ów ustawiasz sam (może być neutralna, bez nazwy usługi), a pacjent rezerwuje online, bez rozmowy telefonicznej, którą musiałby odbywać przy innych.
- Dane pacjentów w osobnej bazie na serwerach w Europie, zgodnie z RODO, zamiast papierowego zeszytu i luźnych arkuszy.
Najczęstsze pytania
Czy muszę ręcznie ustawiać wszystkie usługi i grafiki?
Nie. Asystent AI to rozmowa, która konfiguruje konto za Ciebie: opisujesz, czym się zajmujesz (psycholog i psychoterapeuta), a on proponuje usługi, kalendarze, ceny, zadatki i treść SMS. Cennik i grafik możesz też wgrać ze zdjęcia. Podglądasz zmiany, akceptujesz lub poprawiasz, zawsze możesz cofnąć. Wolisz ręcznie? Wszystko ustawisz też klasycznie w panelu.
Czy przypomnienie SMS zdradzi, że to wizyta u psychoterapeuty?
Nie. Treść przypomnień ustawiasz samodzielnie (pomoże w tym Asystent AI), więc pacjent może dostać neutralne 'Przypominamy o wizycie w czwartek o 17:00', bez słowa o terapii. Wizytę potwierdzi, przełoży albo odwoła linkiem z SMS-a, również bez dzwonienia.
Jak wyegzekwować politykę odwołań 24 lub 48 godzin bez niezręcznych rozmów?
Ustaw zadatek online dla sesji (plan Pro i wyższe): pacjent wpłaca go przy rezerwacji, więc zasady odwołań przestają być tylko deklaracją. Do tego automatyczne przypomnienia robią swoje: według metaanalizy Cochrane (Gurol-Urganci i in., 2013) przypomnienia SMS istotnie zwiększają frekwencję na umówionych wizytach. Zwolniony termin możesz oddać osobie z listy rezerwowej.
Pracuję na danych wrażliwych. Jak smart kalendarz podchodzi do RODO?
Każda firma ma izolowaną bazę, a dane przechowujemy na serwerach w Europie zgodnie z RODO, z możliwością eksportu i usunięcia na żądanie. Dostęp do danych pacjentów masz Ty i osoby, które sam dopuścisz, a nasz zespół zagląda do konta tylko przy obsłudze i pomocy technicznej.
Dzielę gabinet z innymi specjalistami. Jak uniknąć podwójnej rezerwacji sali?
Ustaw gabinet jako zasób w kalendarzu: każda sesja blokuje salę, więc drugi specjalista nie umówi pacjenta w tym samym pokoju o tej samej porze. Jeśli przyjmujesz pod kilkoma adresami, plan Biznes obejmuje do 3 lokalizacji z osobnymi grafikami.
Ile kosztuje system rezerwacji dla praktyki solo?
Plan Start to 49 zł netto miesięcznie plus VAT, a zadatki online i własne formularze wchodzą od planu Pro (79 zł). Testujesz 14 dni pełnego Pro za darmo, bez karty, a przy płatności rocznej 2 miesiące masz gratis. Prowizji od rezerwacji nie ma w żadnym planie.
Zobacz też
Pokrewne branże, funkcje i porównania, które pomogą w wyborze systemu.
Gotowy na mniej pustych terminów?
14 dni planu Pro za darmo, bez karty. Konto ustawia Asystent AI z Twojego opisu.